Numériser ses documents administratifs

5 mars 2010 AdminLogicielweb A savoir..., 0

Relevé de banque, facture des boutiques en ligne et opérateur de téléphonie mobile, quittance EDF… Les formulaires électroniques remplacent de plus en plus souvent les documents papier. Une aubaine pour vos archives !

Est-ce la volonté de s’engager en faveur du développement durable, ou plus prosaïquement la recherche d’économies ? Toujours est-il que les entreprises et les administrations se convertissent volontiers aux « zéro papiers ». Leurs usagers et clients sont ainsi invités à abandonner les traditionnelles factures au profit de version électronique qu’ils peuvent télécharger ou recevoir dans leur boîte mail. Cette situations présentes plusieurs avantagent.

1/on ne gache plus de papier.

2/les documents sont disponibles est prêt à être envoyer par e-mail, lorsqu’il faut constituer un dossier ou résoudre un litige.

3/avec un peu de méthode, quelques secondes suffisent pour mettre la main sur un document. Si de nombreux éléments de correspondance vous parvienne déjà sous forme numérique, ou peuvent être obtenu sous forme – facture EDF, téléphone mobile, abonnement Internet, relevé de banque… -, vous devrez convertir vous-même  certains documents, tel que les avis d’imposition, les fiches de paie, etc. Il vous faut pour cela disposer d’un scanner ou d’une imprimante multifonctions, et faire preuve de patience et d’organisation.

La fin du papier ?

Pas tout à fait. Si le ministère des finances permet, voire encouragent, les contribuables à déclarer leurs revenus en ligne, l’avis d’imposition continue d’être imprimé est envoyé par courrier. Il en va ainsi pour de nombreux documents administratifs dont vous devez absolument conserver les originaux papiers.

Comment numériser ses documents administratifs?

01 – Regrouper les documents

Commencez par regrouper les correspondances, factures et contrats que vous souhaitez conserver sous forme numérique. Rassemblés dans les mêmes pochettes  tous les éléments qui constituent un même dossier. Pour votre abonnement ADSL, par exemple, vous disposez sans doute du formulaire d’inscription, du contrat envoyé par le fournisseur d’accès, de la lettre avec les codes d’accès, etc. Vérifier que le scanner est bien connecté à votre ordinateur est sous tension. Installée ensuite de logiciels HomeGed Scan. Celui-ci permet de numériser plusieurs pages, d’ajouter des images et de les fusionner en un seul document. Une solution idéale pour constituer des dossiers complets.

02- Scanner la première page

La version gratuite que nous vous invitons à télécharger dispose de toutes les fonctions du logiciel. Seule restriction, une annotation est ajoutée aux documents numérisés, qui disparaîtra une fois le programme enregistré (la licence coûte 15 €). Avant de consentir cet investissement raisonnable, vérifier que les outils livrés avec votre scanner n’intègrent pas de fonctions équivalentes. Placez votre premier document sur la vitre du scanner. Lancez HomGed Scan, sélectionnez votre périphérique dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Numériser situé en bas de la fenêtre.

03- Ajuster les réglages

Le pilote du scanner prend alors la main. Vous accédez à la fenêtre de paramétrage de la numérisation. Ajuster les réglages en fonction du document. S’ il s’agit d’une lettre, choisissez l’option Niveaux de gris plutôt que Noir et blanc. Fixer la résolution sur 600 points par pouce(ou dpi). Si le document est plus petit que le format du scanner, ou si vous ne souhaitez conserver qu’une partie de la page, définissez la zone de numérisation avant de lancer le scan. La page apparaît alors dans la fenêtre de HomeGed Scan, sous l’onglet Page du document.

04- Ajouter une page

Répétez l’opération de numérisation pour toutes les pages du document et l’ensemble des pièces du dossier. Le logiciel permet de corriger l’orientation d’une page. Cliquez sur celle-ci puis sur l’icône de rotation adéquate pour basculer la page de 90° vers la droite ou la gauche. HomeGed permet d’insérer des photos, ce qui se révèle utile pour constituer un dossier d’assurance, par exemple. Cliquez pour cela sur le bouton Ajouter une image, aller jusqu’au répertoire contenant le cliché et cliquez sur Ouvrir.Une fois que le dossier est constitué, cliquez sur le bouton Enregistrer. Les différentes pages et images sont alors sauvegardées dans un fichier PDF unique.

05- Organiser les documents

Pour être sûr de retrouver rapidement les documents le moment venu, il suffit de leur assigner un intitulé évocateur (« avis d’imposition 2008 », par exemple), et de les placer dans des répertoires organisés avec méthode : un dossier principal « facture » contenant un sou dossier par prestataire (EDF, ADSL, téléphone, etc.), eux-mêmes abritant un sou dossier par année civile (2007,2008,2009…). L’étape suivante consiste à y ranger les documents numériques et que vous avez déjà reçu ou téléchargés. Ce qui suppose de retrouver leur trace ! Télécharger et installer Google Desktop Search (GDS).

06- Indexer les fichiers

Ce logiciel gratuit permet de mener des recherches sur votre PC, et sur les postes reliées au réseau domestique. GDS s’appuie sur un index, mis à jour en temps réel, des documents présents sur votre machine. Si vous utilisez Vista, il est nécessaire d’activer l’outil d’indexation de Google Search. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône du programme qui figure dans la Zone de notification de la barre des tâches. Choisissez Options, cochez la case Activer l’indexation du contenu amélioré et cliquez sur le bouton Enregistrer les préférences.

07- Faciliter la copie

Nous allons réaliser une manipulation qui simplifiera le déplacement des documents vers les répertoires d’accueil . Il s’agit d’ajouter un ou plusieurs liens vers ces emplacements dans le menu contextuel des fichiers. Ouvrez l’explorateur de Windows et placez-vous dans le dossier C:\Document and Settings\Nom d’ utilisateur\SendTo. Cliquez avec le bouton droit, choisissez Nouveau/Raccourci, indiquer le chemin d’accès au répertoire qui abrite les documents (« toutes les factures », par exemple) et validées.

08- Rechercher un document

Partons en chasse des courriers et factures disséminées sur le PC. Cliquez avec le bouton droit sur l’icône de Google Desktop Search, choisissez l’option Recherche sur le bureau. Le programme s’affiche dans une fenêtre du navigateur Web. Cliquez sur Recherche avancée pour formuler et votre requête. Cochez la case Fichiers, précisez le type de document (PDF, par exemple)et les emplacements à explorer (Ordinateur pour inspecter tous les disques et supports amovibles). Entrez un mot-clé (factures), la période a considéré (un an, Avant/Après aujourd’hui) et cliquez sur le bouton Recherche Desktop. Repérez un document devant être déplacé et cliquez sur le lien Ouvrir le dossier. Opéré un clic droit sur le fichier considéré, déroulez la liste Envoyée vers et sélectionner le raccourci défini au point précédent (toutes mes factures).

09- Trouver une pièce jointe

Vous recevez sans doute nombre de factures par courrier électronique, sous forme de pièces jointes. Google Desktop Search peut étendre ses recherches au contenu de votre boîte mail, à condition que vous utilisez un compte Gmail ou encore le client de messagerie Outlook intégrer à certaines versions de la suite Microsoft office. Pour lancer une recherche parmi vous mails, lancez GDS, cochez E-mails dans la liste des éléments à afficher, désigner l’expéditeur démêle dans la zone De: est entré les termes de la requête.

Astuce de pro : si vous utilisez Outlook et rencontrer des difficultés pour indexer vos messages archivés ou déplacés, consultez l’aide sur le site: http://desktop.google.com/support/

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